Hoe organiseer je een succesvol oorlogsfestival?

Ben je van plan om een oorlogsfestival te organiseren? Dat is natuurlijk prachtig om te doen. Let wel: bij een thema-festival organiseren komt veel kijken. Veel mensen onderschatten dat. In dit artikel lees jij een aantal tips waar je rekening mee moet houden bij de voorbereiding van een oorlogsfestival

Begroting vaststellen

Een oorlogsfestival kan aardig hoog in de kosten oplopen. Bovendien bestaat er een goede kans dat er onverwachtse aanvullende kosten zijn. Stel van te voren daarom altijd een begroting vast. Hoeveel wil je kwijt zijn voor bepaalde zaken? Stel bijvoorbeeld het budget voor artiesten vast die willen spelen op een oorlogsfestival. Maar ook het budget voor drank, personeel, beveiliging en overige zaken. Daarnaast is het belangrijk om bij de begroting ook rekening te houden met onverwachte kosten. Veel mensen die een oorlogsfestival organiseren houden zich niet bezig met onverwachtse kosten. Dit is natuurlijk erg vervelend, want dan kun je geldproblemen krijgen. Probeer dus een zo realistisch mogelijke begroting te maken. Heb je het gevoel dat je er alleen niet uit kunt komen? Vraag dan advies aan een boekhouder of iemand anders die veel weet van geldzaken. Zodra je de begroting voor het oorlogsfestival op orde hebt, zorgt dit ervoor dat je je een stuk rustiger voelt.

Personeelskosten

Bij elk oorlogsfestival heb je natuurlijk hulp nodig. Zo heb je personeel nodig dat drank gaat verkopen. Ook zijn er op de meeste oorlogsfestivals kraampjes waar men wat eten kan kopen. Daar moet je ook personeel voor hebben. Dan heb je natuurlijk nog de kaartverkoop en de beveiliging. Zelfs bij thema-festivals in kleine dorpjes moet je daar allemaal rekening mee houden. Een tip is om de personeelskosten zo laag mogelijk te houden. Een goede manier om dit te doen is om zoveel mogelijk met vrijwilligers te werken. Vaak zijn er voor festivals wel vrijwilligers te vinden. Zeker wanneer het een festival is waarbij mensen affiniteit hebben met oorlog. Je kunt op verschillende manieren een oproep doen voor vrijwilligers. Bijvoorbeeld op forum over oorlog. Ook kun je ze bijvoorbeeld een kleine vergoeding geven, of een leuke cadeau aan het eind van het festival. Op die wijze hoef je ze niet allemaal een loon te geven en dat bespaart zeer veel geld. Natuurlijk is er altijd personeel die je wel moet betalen. Denk daarbij aan beveiligers. Deze mensen willen doorgaans niet vrijwillig werken, zeker niet als je met echte professionals van doen hebt. Professionele beveiligers zijn wel aan te raden. Veiligheid gaat namelijk altijd voor.

Vroeg beginnen met organiseren

Bij een oorlogsfestival kun je niet vroeg genoeg beginnen met het organiseren. Op die manier kun je eventuele tegenslagen gemakkelijk pareren. Je kunt tijdens het organiseren met veel tegenslagen te maken krijgen. Bijvoorbeeld problemen met een vergunning verkrijgen van de gemeente. Bepaalde artiesten die komen optreden, maar toch afzeggen. Problemen met het weer, oorlogsvoorzieningen en nog veel meer. Al deze problemen zijn wel te overkomen als je maar vroeg genoeg begint met voorbereiden. Hoe later je begint, hoe groter de kans dat de problemen moeilijker op te lossen zijn. Niets is frustrerender dan een niet goedlopend oorlogsfestival.